مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم وإدارة المواعيد والأنشطة اليومية بشكل فعال ومرن، مهارات في كتابة التقارير الرسمية وإعداد المستندات الهامة بطريقة احترافية، القدرة على التواصل بشكل فعال مع الزملاء والعملاء وتقديم الدعم الإداري المطلوب، معرفة قوية باستخدام برامج الحاسوب مثل Microsoft Office وبرامج البريد الإلكتروني لإدارة المهام اليومية، مهارات في التنسيق بين الإدارات المختلفة وضمان تنفيذ الأعمال بشكل منظم وفعال، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية وتنظيم الاجتماعات الهامة والإشراف عليها، مهارات في أرشفة وتنظيم الوثائق والمستندات لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة، القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بطريقة مهنية وآمنة، مهارات في إدارة الوقت وتنظيم الأولويات لتحقيق أقصى استفادة من الوقت المتاح، القدرة على تعلم واستخدام أدوات جديدة لتحسين سير العمل وكفاءته

المهام

تنظيم مواعيد الاجتماعات واللقاءات بين المديرين والموظفين وضمان التنسيق الفعال بينهم، إعداد التقارير الدورية وتقديم مستندات وتقارير مختصرة للإدارة العليا حول سير العمل، التنسيق بين الإدارات المختلفة لتوفير الدعم اللوجستي والتأكد من تنفيذ العمليات بكفاءة، معالجة واستجابة للاستفسارات الهاتفية أو عبر البريد الإلكتروني لضمان تدفق المعلومات بسلاسة، متابعة وتنظيم الوثائق الهامة وضمان تحديثها بشكل منتظم لضمان السهولة في الوصول إليها، التنسيق لإعداد الاجتماعات وتنظيم كافة التفاصيل اللازمة مثل الحجز والتجهيزات، ضمان تحديث السجلات والأرشيفات الخاصة بالمستندات بشكل دقيق لتسهيل الوصول إليها، تقديم الدعم الإداري لموظفي القسم وتقديم الخدمات المكتبية اللازمة لهم في أي وقت، إدارة الرسائل البريدية الواردة والصادرة وتوزيعها بشكل فعال حسب الأولوية، ضمان تنفيذ السياسات الإدارية بشكل سليم والمحافظة على سير العمل بدون مشاكل