مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع المواقف الحساسة بشكل احترافي، مهارات التفاوض والتواصل مع الأفراد من خلفيات ثقافية متنوعة، إلمام بالقوانين والأنظمة المتعلقة بالعمل في السفارات، القدرة على معالجة الأمور الإدارية اليومية بكفاءة وتنظيم، مهارات اللغة الأجنبية وخصوصًا اللغة الإنجليزية والقدرة على الترجمة بفاعلية، التكيف مع بيئة العمل الدبلوماسية ومتطلباتها، إدارة الوقت بشكل فعال لتنفيذ المهام المتعددة في المواعيد المحددة، التفاعل مع الزوار وتقديم الخدمات لهم بطريقة مهنية، القدرة على إدارة الملفات والمستندات الهامة بشكل سري وآمن، القدرة على التفاعل مع كبار الشخصيات وأداء المهام المنوطة بها بكفاءة واحترافية

المهام

القيام بالمهام الإدارية اليومية في السفارة مثل إدارة البريد والملفات، متابعة طلبات التأشيرات وتنظيم مواعيد السفر للأفراد المعنيين، استقبال الزوار وتقديم المعلومات الخاصة بالخدمات القنصلية بشكل دقيق، الإشراف على تنسيق الاجتماعات الرسمية داخل السفارة وتنظيم الأعمال المتعلقة بها، متابعة وتنظيم إجراءات السفر والانتقالات لموظفي السفارة وأسرهم، التعامل مع الشكاوى وتقديم الدعم للمواطنين في الخارج، تحديث وتنظيم قاعدة البيانات الخاصة بالمواطنين المسجلين لدى السفارة، التنسيق مع الفرق الخارجية لتقديم المساعدات في الحالات الطارئة، تقديم تقارير يومية وأسبوعية عن سير الأعمال داخل السفارة، التفاعل مع السفارات الأخرى في التعاون المشترك وتنفيذ المشاريع المشتركة